การรักษาเวลาการประชุม
– เข้าห้อง Conference Call ก่อนเวลาอย่างน้อย 3-5 นาที
– Check อุปกรณ์ต่างๆ เช่น ไมค์ ลำโพง และการเชื่อมต่อ ให้มีความพร้อมในการสนทนาอย่างต่อเนื่อง
Schedule และ Agenda
– ควรมีการนัดหมายเวลาในการเข้าประชุมก่อนล่วงหน้า
– การนัดประชุม ต้องส่ง schedule ให้ผู้ที่ต้องเข้าร่วมประชุม เพื่อให้ทุกคนเตรียมความพร้อม
– ควรส่ง Agenda ให้ผู้เข้าร่วมประชุม รับทราบถึงเวลาในการเข้าประชุม หัวข้อในการประชุม รวมถึงวัตถุประสงค์ในการประชุมด้วย
R&R ชัดเจน
– ทุกการประชุมควรแบ่งให้ชัดเจนว่าใครมีหน้าที่อะไร เช่น ใครจะเป็น Host ในการประชุม ใครต้องเข้าประชุมบ้าง และใครเป็นคนจด MOM เป็นต้น
จดจ่อ และมีสมาธิเสมือนอยู่ในห้องประชุม
– มีการเตรียมข้อมูลก่อนการเข้าประชุม เปิดข้อมูล หรือ Slide ที่เตรียมมาพร้อมในการ Share Screen
– หากมีการนัดหมายล่วงหน้า ไม่ควรทำกิจกรรมอื่นร่วมด้วยขณะประชุม เช่น ระหว่างเดินทาง หรือออกไปซื้อของ
– ควรอยู่ในตำแหน่งที่นั่งทำงานจริงตามความเหมาะสม เพื่อไม่รบกวนสมาธิทั้งของตนเอง และเพื่อนร่วมประชุม
-ฟังอย่างตั้งใจ เสมือนนั่งประชุมในห้อง เพื่อจะได้ทราบถึงรายละเอียดในการประชุม และจบการประชุมภายในระยะเวลาที่กำหนด
MOM สรุปทุกการประชุม
– ควรมี MOM สรุปในทุกการประชุม เพื่อให้ทราบถึงข้อสรุปทั้งหมด และทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมมีความเข้าใจไปในทิศทางเดียวกัน
